Hvordan leder du et offshore utviklingsteam - 5 tips til beste praksis

Tempoet på teknologiutvikling øker, og verden digitaliseres. Vi bruker stadig flere digitale tjenester både privat og på jobb. Det endrer måten selskaper skaper og leverer varer og tjenester på.

Hvorfor er outsourcing av digitale tjenester en god ide?

Stadig flere selskaper går gjennom digitale transformasjonsprosesser for å tilpasse seg de endrede adferdsmønstrene og utnytte de forretningsmessige mulighetene teknologien gir.

Det stiller krav til god digital kompetanse hvor teknologene muliggjør utviklingen av de digitale produktene og tjenestene selskapene har behov for.

Samtidig ser vi at den økte etterspørselen etter fagspesialister gjør det utfordrende å finne riktig kompetanse til riktig tid. Da kan det være klokt å vurdere en outsoucingpartner som kan bidra med både kapasitet og kompetanse.

En outsourcingspartner gir deg et fleksibelt og svært spesialisert team som er skreddersydd for å håndtere prosjektet ditt. Teamsammensetningen tilpasses fortløpende de stadig endrede behovene som oppstår i utviklingsløpet.

Hvordan lede et outsourcingteam på en god måte?

Fordelene ved outsourcing er mange, men å lede et offshore utviklingsteam byr på et helt unikt sett med utfordringer som må håndteres for at prosjektet skal ha de beste forutsetninger for å lykkes.

Her får du fem tips til hvordan du kan skape et produktivt samarbeid mellom ditt onsite-team og et offshore-team.

Ved å følge disse tipsene kan du sikre at prosjektet ditt blir vellykket, samtidig som du fremmer positive relasjoner mellom alle involverte parter.

1. Sett klare forventninger

Å sette klare forventninger til samarbeidspartneren din er avgjørende for å sikre vellykket samarbeid mellom ditt eget onshore-team og offshore-teamet. Uten en felles gjensidig forståelse, kan kommunikasjonen raskt bryte sammen og føre til unødvendig misforståelser.

Det starter med at du tydelig kommuniserer prosjektmålene dine og utvikler en plan som skisserer oppgavene som skal gjennomføres. Denne planen bør inkludere detaljerte beskrivelser av oppgavene, estimert varighet/omfang og eventuelle tilknyttede kostnader og avhengigheter. Når planen er klar, må den deles med alle interessenter slik at alle forstår de felles overordnede målene for prosjektet og hva den enkelte kan gjøre for å bidra til suksessen.

2. Etabler effektiv kommunikasjon og arenaer slik at on- og offshoreteamet arbeider som ett sammensveiset team

Det er viktig at on- og offshoreteam jobber sammen som ett team selv om de sitter på ulike geografiske lokasjoner. Forventningene til samarbeid og samhandling bør kommuniseres gjennom en rekke kanaler som e-post, videomøter, telefonsamtaler og andre former for kommunikasjon, avhengig av teamets behov og dine egne preferanser.

Kommunikasjonskanaler, tidsfrister, kontaktinformasjon til alle teammedlemmer, regler for samhandling og annen viktig informasjon bør dokumenteres i et sett med spilleregler, eller en kommunikasjonsstrategi om du vil.

Det bør etableres jevnlige møter for å diskutere fremdrift, prioriteringer og utfordringer. Regelmessige møter lar on- og offshore teammedlemmer sjekke inn og gi oppdateringer om hvordan arbeidet går. Samtidig skaper du en god arena hvor problemstillinger og veivalg kan diskuteres og løses på direkten. Dette gir rett og slett bedre løsninger fordi misforståelser unngås. I tillegg gir en åpen kommunikasjonslinje raskere fremdrift i utviklingen av det digitale produktet. Det er hevet over enhver tvil at smidig arbeidsmetodikk er den mest effektive måten å utvikle gode digitale produkter og løsninger på.

Noen av bærebjelkene i smidig arbeidsmetodikk er som følger:

3. Implementer effektive arbeidsverktøy

I tillegg til å utvikle en effektiv kommunikasjonsstrategi med spilleregler og samhandlingsarenaer, bør team som jobber hybrid med on- og offshoreressurser også benytte seg av verktøy som fremmer smidig og effektivt arbeid.

Særlig viktig er det å bruke prosjektstyringssoftware som gjør det enkelt å organisere arbeidet og spore fremdriften i teamet. Verktøyene må gjøres tilgjengelige for alle teammedlemmer slik at alle har tilgang til all den samme informasjonen. Med de rette verktøyene, vil onshore- og offshoreteamet kunne samhandle sømløst.

Det er også viktig at alle har en klar forståelse av hvem som er ansvarlig for hvilke oppgaver. Dette effektivisere arbeidet og sikrer at den enkelte tar fullt eierskap til sitt bidrag til prosjektets suksess.

Under er det gitt noen eksempler på effektive prosjektverktøy og hva de brukes til:

4. Ta hensyn til kulturelle forskjeller

Når du leder et team som er sammensatt av on- og offshore teammedlemmer, må du være deg bevisst at teammedlemmene har forskjellig kulturelle bakgrunn.

Kulturelle forskjeller er mer enn bare språk. Ulik bakgrunn betyr ulike verdier og innlærte handlingsmønstre som kan være vanskelig å forstå uten riktig kontekst.

Når du leder sammensatte team, er nysgjerrighet og åpenhet en forutsetning for å forstå og forene. Å være bevisst på kulturelle forskjeller bidrar til å fremme bedre relasjoner i det sammensatte teamet og samtidig sikre vellykket samarbeid.

5. Bygg sterke team gjennom tillit og respek

Å bygge solide og verdiskapende team hvor teammedlemmene trives i hverandres selskap skjer gjennom tillit og respekt. Det er en nøkkelkomponent for vellykket samarbeid i ethvert team, også hybride team som er sammensatt av on- og offshore teammedlemmer.

Å skape et åpent miljø hvor det er en grunnleggende tillit mellom individene vil oppmuntre til bedre kommunikasjon dem imellom. Dette fører til produktive diskusjoner, effektiv problemløsing, bedre løsninger, og høy verdiskaping.

Respekt er også viktig; hvert individ i teamet ditt skal føle seg respektert i rollen sine uavhengig av om de sitter lokalisert hos deg eller hos offshore-partneren din. Dette er viktig for moralen og påvirker direkte hvor godt den enkelte presterer.

Skap de beste forutsetningene for et vellykket samarbeid

Ved å følge disse fem erfaringsbaserte tipsene har du de beste forutsetninger for å sikre et vellykket samarbeid mellom de interne teammedlemmene dine og teammedlemmene fra offshorepartneren din.

Du er tydelig på forventninger, etablerer effektiv kommunikasjon og bygger et sterkt team gjennom tillit og respekt.

Det gir enestående resultater.

Ved å investere tid i starten av samarbeidet skaper du et hypereffektivt team som trives og leverer høy kvalitet gjennom hele prosjektets levetid.