Digitalisering av orkester gir mer fokus på musikken

Podium er et verktøy for orkesteradministrasjon som vi har utviklet i samarbeid med Trondheim Symfoniorkester og Opera (TSO). Det er med utgangspunkt i deres behov for tilrettelegging og vilje til å dele sine erfaringer rundt alle oppgavene som skal løses og rollene som skal fylles i et stort orkester at vi hadde muligheten til å tilpasse løsningen for Arktisk Filharmoni. 

 

– Podium som Arktisk Filharmoni jobber i nå, er resultatet av mange tusen timers arbeid sammen med TSO, forteller  Morten Wikstrøm, som har fulgt prosjektet siden den spede begynnelse. – Det er takket være TSOs satsing på innovasjon og digital transformasjon for å effektivisere driften av orkesteret og frigjøre mer tid til det som er viktig, nemlig musikken, at vi nå har muligheten til å tilby dette produktet til flere.

Podium er et headless system hvor frontend, som er bygget i React, er adskilt fra backoffice, som er bygget med .NET. Løsningen er koblet mot forScore for distribusjon av noter til musikerne – fra Podium til iPad som de bruker på scenen. Podium kan kobles mot både regnskapssystemer og eventuelle andre fagsystemer som for eksempel Daniels' Orchestral Music.

 

Frontend er musikernes grensesnitt. For å gjøre deres hverdag enklest mulig, er det tilrettelagt for bruk fra mobilen. I backend løser administrasjonen og kunstnerisk ledelse sine oppgaver. Her har de tilgang til alle ressurser som kreves for å styre et orkester.

 

Individuelt tilpasset

For musikerne fortoner Podium seg som en webbasert app. Når de åpner den har de tilgang til alt som har med deres arbeid i orkesteret å gjøre. De har sin kalender for sesongen, sine noter, sine reiseplaner og antrekk. De blir oppdatert på både ting som skjer i produksjonene de skal delta i og kan føre dialog med administrasjonen. All informasjon som har med arbeidsforholdet å gjøre, som for eksempel forsikringer og lønnslipper, finner de også i Podium. 

 

Alt på ett sted

I backoffice er løsningen bygget opp rundt orkesterets sesonger, som fylles med produksjoner. En produksjon består av et program og en besetning. Programmet er verkene som skal fremføres. De er lagret i løsningens notearkiv/verkdatabase. Her finner man i tillegg til notene blant annet informasjon om komponisten og statistikk som er relevant for orkesteret. Basert på verkene som skal fremføres vet man hvilke og hvor mange musikere som trengs i produksjonen.

‍

Musikerne finner man oversikt over i personalsystemet. I tillegg til å formidle deres roller og timeplan, er det her man definerer hva de skal se i sitt grensesnitt. Personalsystemet rommer også informasjon om ansettelsesforholdet. 

‍

Aktuelt for mange

Morten mener at Podium er en løsning med mye potensiale: – Før Arktisk Filharmoni tok i bruk Podium jobbet administrasjonen med et intrikat system i Excel. Denne måten å drive på er ganske vanlig i orkestere, og mest sannsynlig i andre kulturinstitusjoner også. Vi ser muligheten for at vi gjennom noen justeringer vil gjøre dette til et nyttig produkt for alle som jobber med ensemble-baserte produksjoner, som for eksempel teatre.