Slik hjalp vi Trondheim Symfoniorkester

Kunde: Trondheim Symfoniorkester

Leveranse: Verktøy for orkester-administrasjon

UnderholdningWebløsningerNorge

Når du hører digitalisering, er kanskje ikke strykere, blåsere og cembalo det første du tenker på. Men et orkester må gå som smurt også mellom forestillingene. Det har vi hjulpet Trondheim Symfoniorkester & Opera (TSO) med.

Det er langt mellom Claude Debussy og cloud, får en si. En Stradivarius-fiolin fra 1600-tallet er kanskje noe av det mest analoge du kan se for deg. Men som andre kulturinstitusjoner følges også TSO av et krav om effektivisering – og smarte digitale løsninger kan hjelpe dem med akkurat det.

I dette prosjektet har vi fått gå rett til hjertet av det gamle og ærverdige orkesteret – og gitt dem et helt nytt administrasjons- og planleggingsverktøy.

Utfordringen

Dirigenten som aldri tar fri

Et orkesters arbeid slutter ikke når sceneteppet går ned. Kravet om samspill tar aldri pauser. Det er en enormt krevende øvelse å ha kontroll på nær 100 musikere fordelt på ulike profesjoner: Forestillinger langt frem i tid skal planlegges – har vi riktig besetning? Hva skjer i tilfeller som akutt sykdom, senebetennelser og syke barn? Har vi kontroll på forsterkninger og vikarer?

Når frafall ikke kan gå på bekostning av kvalitet, blir personalhåndtering desto viktigere. Løsningen vi har utviklet, gir full oversikt – og full kontroll.

Løsningen

Slik løste vi det – Mozart bestemmer

Hvem – og hvor mange – som skal være på scenen, avgjøres av verket som settes opp. Det er Mozart som bestemmer. Derfor inneholder løsningen også et notearkiv, hvor alle verkene til orkesteret ligger. Programkomiteen kan planlegge hele sesongen, enkelt plukke verk fra notearkivet – og forberede besetningen på bakgrunn av informasjonen om verket. Hvor mange klarinetter trenger vi? Hva slags forsterkninger er vi avhengig av?

Med noen få tastetrykk kan vikarer settes opp, prøveplaner legges og øvings- og konsertlokaler fastsettes. Administrasjonen har også full kontroll på ekstrakostnader i forbindelse med sykdom, solister, kulisser, transport av instrumenter og så videre. Både økonomi- og personalsaker kan håndteres rett i løsningen.

Resultatet

Viktige funksjoner

Andre funksjoner gjør det også enkelt å

sende ut meldinger til alle som tilhører en bestemt grupper eller rolle
se personkort med detaljer om hver enkelt musiker
få full oversikt over vikariater, vakter og engasjementer
se liste over rekvisisjoner og instrumentforsikringer

Intranettet ble musikernes andre instrument

Dette intranettet er ikke bare et styringsverktøy for administrasjonen. Den gjør også musikernes hverdag enklere. Løsningen er for det første enkel å bruke fra mobilen – nå kan førstefiolinisten få meldinger, kalender og gjøremål rett i lomma.